Уничтожение кадровых документов

Е. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2015 г., с. 48-54.

В компаниях, где нет архива или работника, ответственного за хранение документов, уничтожением дел по личному составу приходится заниматься кадровикам самостоятельно. Какими нормативными документами следует руководствоваться при этом? Как оформить весь процесс и физически уничтожить ненужные больше дела? Акцент в статье сделан на уничтожение документов силами работников отдела кадров в компании, в которой никак не организован процесс хранения документов.

Нормативный аспект

Процесс хранения документов (а уничтожение - это одна из его составляющих), в отличие от всех остальных процессов делопроизводства, регламентирован на государственном уровне.

Фрагмент документа. Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

О том, как именно организовать процесс хранения документов вообще и уничтожения в частности, указано в специальных актах. В настоящее время в России действуют:
1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми организациями, документ).
2. Основные правила работы архивов организаций (далее - Основные правила), одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более "молодой" документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в организации).
Сроки хранения документов по личному составу и относимых к деятельности отдела кадров определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).
И, наконец, пару слов скажем об ответственности. За нарушение требований законодательства о хранении документов по ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; для юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей.
Объектом правонарушения по указанным нормам является право на информацию. Поэтому организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот за то, что раньше времени были уничтожены документы (в случае отдела кадров - документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено - вполне возможно. И практика применения этой статьи весьма обширна.
Таким образом, уничтожение документов является составной частью большого процесса хранения документов.

Какие документы можно уничтожить

На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством. Уничтожить документ можно после 1 января года, следующего за тем, когда истек срок его хранения.

Пример 1
Возьмем в качестве примера приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, срок хранения которых согласно п. "б" ст. 19 Перечня составляет 5 лет. Этот срок для приказов за 2015 год пойдет с 1 января 2016 года и завершится 31 января 2020 года. Следовательно, уничтожить приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2015 год можно будет лишь в 2021 году.

Таким образом, в будущем 2016 году попадут под уничтожение документы отдела кадров и документы по личному составу:
- за 1940 год, если срок хранения составлял 75 лет;
- 1970 год, если срок хранения составлял 45 лет;
- 2005 год, если срок хранения составлял 10 лет;
- 2010 год, если срок хранения составлял 5 лет;
- 2012 год, если срок хранения составлял 3 года;
- 2014 год, если срок хранения составлял 1 год.

Экспертиза ценности

Истечение срока хранения документов не означает, что их автоматически можно отправить в печь или "скормить" шредеру. Это всего лишь повод для проведения экспертизы ценности документов, которая - вполне возможно - сочтет их более не нужными и разрешит уничтожить.
При наличии в организации выстроенной системы хранения документов экспертиза ценности проводится ежегодно силами специального совещательного органа при руководителе - экспертной комиссии (ЭК). Как правило, если в компании есть ЭК, то начальник отдела кадров входит в число ее членов. Одна из целей экспертизы ценности - выявить документы с истекшим сроком хранения, возможно - просмотреть их и определить на уничтожение.
Экспертная комиссия при оценке документов, срок хранения которых истек, может продлить его по своему усмотрению, если сочтет, что документ представляет собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеет практическое значение. Продлять сроки относительно установленных государством можно, запрещено их сокращать. Решение комиссии отражается в протоколе заседания.
Если ЭК в организации нет, начальник отдела кадров самостоятельно и силами подчиненных сотрудников изучает дела, сроки хранения которых истекли. Решение о продлении закрепляется в номенклатуре дел, а если и ее нет - продленные сроки хранения отражаются в распорядительном документе. По результатам экспертизы ценности составляется акт о выделении документов к уничтожению. Подробно мы поговорим о нем ниже. В него вносятся те документы, которые решено уничтожить.
В отсутствие экспертной комиссии руководителю отдела кадров все же не рекомендуется действовать в одиночку в таком важном и (что самое главное) необратимом деле, как уничтожение документов. Акт нужно согласовать с другими должностными лицами компании, чтобы сохранить принцип коллегиальности в принятии этого решения. В идеале согласующим лицом должен выступить руководитель юридической службы, возможно - начальник службы безопасности, на худой конец - главный бухгалтер. Утверждать акт будет генеральный директор.

Акт о выделении документов к уничтожению

Центральный документ при уничтожении дел - акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Он формируется независимо от того, работали ли над документами члены экспертной комиссии или лично начальник отдела кадров. Единственное отличие - если акт является результатом экспертизы ценности, то он составлен централизованно и представляет собой единый документ для всей организации. Если же акт - плод труда исключительно работников отдела кадров, то и войдут в него документы только этого отдела.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установлена на федеральном уровне - это приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций от 06.02.2002. Форма рассчитана на компании, в которых есть архив и выполняются процессы по обеспечению сохранности документов: проводится экспертиза ценности, составляются описи, имеется номенклатура дел. Если ничего подобного в организации нет, отдел кадров может пойти двумя путями:
1) заполнять предложенную форму, проставляя прочерки в некоторых графах, или
2) составить на основе этой формы собственный акт, внеся в него всю имеющуюся информацию (см. Пример 2).
Ни то ни другое не запрещено и не должно повлечь за собой никаких санкций в случае проверки. Главное здесь - отразить максимально точно факт уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Предложенная Основными правилами форма акта состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел, которые следует уничтожить, вторая содержит информацию об уничтожении. Из-за этого акт оформляется в два приема: сначала составляется первая часть, которую либо утверждает экспертная комиссия, либо, при ее отсутствии, проводится процедура согласования; вторая часть заполняется по факту уничтожения дел. В последнюю очередь акт проходит процедуру утверждения у руководителя компании.
Приведем пример первой части акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленного по собственной форме в организации, в которой нет архива (Пример 2).

Пример 2

Закрытое акционерное общество "Октябрьский станкостроительный завод"
ЗАО "Октябрьский станкозавод"

Акт Утверждаю
07.12.2015 N 1 Генеральный директор
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению Потапов М.И. Потапов
07.12.2015
г. Октябрьск

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы отдела кадров:

Г————T———————————————————T———————————————T——————T———————————————T————————¬
|N п/| Заголовок | Крайние даты |Коли- |Сроки хранения |Примеча-|
| п | документов | |чество|и номера статей| ние |
| | | | | по перечню | |
+————+———————————————————+———————————————+——————+———————————————+————————+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+————+———————————————————+———————————————+——————+———————————————+————————+
| 1 |Приказы о |18.02.2010-07.1| 10 |5 лет, | |
| |дисциплинарных |2.2010 | |п. "б" ст. 19 | |
| |взысканиях | | | | |
+————+———————————————————+———————————————+——————+———————————————+————————+
| 2 |Приказы о ежегодных|25.01.2010-27.1| 145 |5 лет, | |
| |оплачиваемых |2.2010 | |п. "б" ст. 19 | |
| |отпусках | | | | |
+————+———————————————————+———————————————+——————+———————————————+————————+
| 3 |Приказы о |03.03.2010-30.1| 34 |5 лет, | |
| |направлении |1.2010 | |п. "б" ст. 19 | |
| |работников в | | | | |
| |командировку | | | | |
+————+———————————————————+———————————————+——————+———————————————+————————+
| 4 |Табели учета |01.02.2010-31.1| 144 |5 лет, | |
| |рабочего времени |2.2010 | |ст. 586 | |
+————+———————————————————+———————————————+——————+———————————————+————————+
| 5 |Переписка о |17.04.2012-29.1| 6 |3 года, | |
| |переводе работников|0.2012 | |ст. 651 | |
| |в другие | | | | |
| |организации | | | | |
+————+———————————————————+———————————————+——————+———————————————+————————+

Итого 339 шт. документов за 2010 и 2012 годы.

Начальник отдела кадров Медведева В.В. Медведева 30.11.2015

Согласовано
Начальник юридической службы Клементьев К.Е. Клементьев 01.12.2015

Обратите внимание: в приведенном примере документы считались поштучно. Это не принципиально: в качестве единиц измерения могут фигурировать и тома, если документы ежегодно сшивались. Если же хранение производится в обычных папках-регистраторах и файлах, то сшивать их для того, чтобы уничтожить, не нужно, и считать следует каждый документ в отдельности.

Уничтожение документов и его оформление

Непосредственное уничтожение документов обычно проводится двумя способами: это или сжигание, или шредерование (измельчение). Не должно остаться ни малейшей возможности восстановить уничтоженные документы.
Именно поэтому запрещены следующие методы "уничтожения":
- выбросить ненужные дела на ближайшую свалку;
- расшить тома и использовать бумагу в качестве черновиков;
- отдать документы школьникам как макулатуру и пр.
Уничтожить документы организация может самостоятельно, если позволяют объемы выделенных для этого дел и производственные мощности. С несколькими томами справится и обычный офисный шредер, а если компания располагает собственным цехом с печью, то объемы и вовсе не имеют значения.
Если же печи нет, а воспользоваться шредером не позволяет объем документов, следует обратиться в специальную организацию. Отношения с ней оформляются договором, а дела для уничтожения передаются по акту приема-передачи.
Независимо от того, как были уничтожены документы - самостоятельно или силами подрядной организации - этот процесс должен быть задокументирован. При самостоятельном уничтожении составляется акт в свободной форме (см. Пример 3 на стр. 54). При привлечении подрядчика уничтожение подтвердится актом приема-передачи или актом об оказании услуг.

Пример 3

Приложение
к Акту о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, от 07.12.2015 N 1

Закрытое акционерное общество "Октябрьский станкостроительный завод"
(ЗАО "Октябрьский станкозавод")

Акт

02.12.2015 N 1

об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Комиссией в составе:
председатель комиссии: начальник отдела кадров Медведева В.В.;
члены комиссии: начальник юридической службы Клементьев К.Е.,
начальник производства Дерябин Л.В.
составлен настоящий акт об уничтожении как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение следующих документов ЗАО "Октябрьский станкозавод":

Г———T————————————————————T———————————————T—————T————————————————T————————¬
|N п|Заголовок документов| Крайние даты |Коли-|Сроки хранения и|Примеча-|
|/п | | |чест-|номера статей по| ние |
| | | | во | перечню | |
+———+————————————————————+———————————————+—————+————————————————+————————+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+———+————————————————————+———————————————+—————+————————————————+————————+
| 1 |Приказы о |18.02.2010-07.1| 10 |5 лет, | |
| |дисциплинарных |2.2010 | |п. "б" ст. 19 | |
| |взысканиях | | | | |
+———+————————————————————+———————————————+—————+————————————————+————————+
| 2 |Приказы о ежегодных |25.01.2010-27.1| 145 |5 лет, | |
| |оплачиваемых |2.2010 | |п. "б" ст. 19 | |
| |отпусках | | | | |
+———+————————————————————+———————————————+—————+————————————————+————————+
| 3 |Приказы о |03.03.2010-30.1| 34 |5 лет, | |
| |направлении |1.2010 | |п. "б" ст. 19 | |
| |работников в | | | | |
| |командировку | | | | |
+———+————————————————————+———————————————+—————+————————————————+————————+
| 4 |Табели учета |01.02.2010-31.1| 144 |5 лет, | |
| |рабочего времени |2.2010 | |ст. 586 | |
+———+————————————————————+———————————————+—————+————————————————+————————+
| 5 |Переписка о |17.04.2012-29.1| 6 |3 года, | |
| |переводах работников|0.2012 | |ст. 651 | |
| |в другие организации| | | | |
+———+————————————————————+———————————————+—————+————————————————+————————+

Итого 339 шт. документов за 2010 и 2012 годы.

Указанные документы были уничтожены 02 декабря 2015 года в производственном помещении Цех N 1 ЗАО "Октябрьский станкозавод", расположенном по адресу: Самарская область, г. Октябрьск, ул. Заводская, д. 3, лит. В, путем сжигания.

Начальник отдела кадров Медведева В.В. Медведева 02.12.2015
Начальник юридической службы Клементьев К.Е. Клементьев 02.12.2015
Начальник производства Дерябин Л.В. Дерябин 02.12.2015

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:
первый - для приложения к Акту о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, от 07.12.2015 N 1;
──────────────
второй - для отдела кадров.

После того как уничтожение состоялось, информация об этом вносится во вторую часть акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 4 на стр. 54). Целесообразно оформить акт об уничтожении как приложение к нему.
После этого акт о выделении к уничтожению документов передается на утверждение генеральному директору и регистрируется. Срок хранения этого акта по Перечню - постоянно (ст. 246).
Приведем пример заполнения второй части акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Пример 4 на стр. 54).

Пример 4
Документы в количестве 339 шт. уничтожены 02 декабря 2015 года в производственном помещении Цех N 1 ЗАО "Октябрьский станкозавод" путем сжигания, о чем составлен акт от 02.12.2015 N 1 (прилагается).

Начальник отдела кадров Медведева В.В. Медведева 02.12.2015

Как видно из сказанного, отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов - неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его правильно и заменить тома на полках только одним, грамотно и полно составленным, актом.