Re: Электронное заявление на отпуск
сталкивался ли кто с оформлением заявления на отпуск по ЭДО, будет ли действительно заявление без подписи? Были ли прецеденты, когда сотрудника или работодателя наказывали за нарушение подобных норм?
Вопрос: В организации введена система электронного документооборота. Согласно новым указаниям все сотрудники должны отправлять свои заявления, в том числе о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, пользуясь этой системой (со своего рабочего компьютера). Отдел кадров утверждает, что на подобных заявлениях должна стоять личная подпись работника, поскольку в противном случае нарушается трудовое законодательство.
Обязательно ли наличие подписи работников на их заявлениях о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, об увольнении? Достаточно ли просто отправить заявление в системе электронного документооборота, или необходимо наличие электронной цифровой подписи?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Указанный в вопросе способ оформления заявлений, на наш взгляд, не противоречит закону, однако может быть использован только при условии применения электронной подписи.
Дополнительное соглашение о переводе должно быть составлено в двух экземплярах на бумажном носителе.
Независимо от принятой в организации формы документооборота работники вправе представлять работодателю соответствующие заявления в "бумажном" виде.
Обоснование позиции:
В соответствии со ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом.
В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме. Дополнительно направлять работодателю какое-либо заявление работник при этом не должен. Такое заявление необходимо в случае, предусмотренном ст. 254 ТК РФ.
Установленный же ст. 123 ТК РФ порядок предполагает, что основанием для предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска является не заявление работника, а утвержденный график отпусков. Дополнительно направлять работодателю заявление о предоставлении отпуска работник не обязан. В определенных случаях (смотрите, например, часть вторую ст. 124, часть третью ст. 122, часть вторую ст. 127 ТК РФ) предоставление отпуска или его перенос осуществляются на основании заявления работника.
Из ТК РФ следует, что требование о составлении на бумажном носителе установлено только для трудового и ученического договоров (поскольку в ст.ст. 67 и 200 ТК РФ говорится об экземплярах этих договоров), а также для некоторых других документов. Представляется, что соглашение о переводе (ст. 72 ТК РФ) также должно заключаться с соблюдением правил, предусмотренных для трудового договора, то есть в двух "бумажных" экземплярах. Заявления же, исходящие от работника, по нашему мнению, могут быть оформлены и в электронном виде, поскольку письменная форма в этом случае соблюдается, а запрета на оформление заявлений в электронном виде ТК РФ не содержит.*(1)
При этом, разумеется, независимо от того, направляется заявление работника в электронном или бумажном виде, такое заявление должно позволять определенно установить, что оно исходит от конкретного работника. Такая идентификация достигается одним из двух способов. Для документов, составляемых на бумажном носителе, - это собственноручная подпись лица, составившего документ (в данном случае - работника). В случае же, если документ составлен в электронной форме, единственным предусмотренным законом способом установить, от кого он исходит, является использование электронной подписи.
Возможность использования электронной подписи регламентируется, в частности, положениями Федеральных законов от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) и от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
Согласно п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ (с 1 июля 2012 года он утрачивает силу) его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий (ст. 1 Закона N 63-ФЗ). Как видим, действие этих законов прямо не распространено на трудовые правоотношения. Однако и запрета на использование электронной подписи в трудовых отношениях законодательство не содержит. Более того, как следует из Закона N 63-ФЗ, отношения в области использования электронной подписи могут быть урегулированы соглашением между участниками электронного взаимодействия. При соблюдении установленных Законом N 63-ФЗ условий электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Поэтому представляется, что само по себе использование электронной подписи в трудовых отношениях не противоречит законодательству. Если поданное работником в электронном виде заявление подписано электронной подписью с соблюдением соответствующих норм законодательства, то такое заявление должно признаваться равнозначным документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В отсутствие электронной подписи, присоединенной к электронному документу, такой документ не может считаться исходящим от конкретного лица.
В заключение отметим, что переход исключительно на электронную форму документооборота в отношениях с работниками является ограничением их трудовых прав, поскольку тем самым возможность реализации этих прав ставится в зависимость от условий, не предусмотренных трудовым законодательством. ТК РФ не ограничивает способ, с помощью которого работник может направлять заявления (например об увольнении) в адрес работодателя. Поэтому условия локального нормативного акта, устанавливающие требование о необходимости направлять такие заявления в электронном виде, фактически ухудшают положение работника по сравнению с положениями ТК РФ и в силу части четвертой ст. 8 ТК РФ не подлежат применению.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей
8 сентября 2011 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Отметим, что использование такого способа оформления заявлений, на наш взгляд, может быть связано с определенными трудностями (например при необходимости документально подтвердить наличие соответствующего заявления) при проведении налоговых и иных проверок организации. Кроме того, поскольку на сегодняшний день подобная форма документооборота в трудовых отношениях не является общепринятой, довольно сложно оценить перспективу разрешения трудового спора или спора с контролирующим органом, в рамках которого значительная часть доказательств работодателя будет основываться на документах в электронной форме.
" Не стоит тратить время на то, чтоб разбираться: любишь ты человека или нет. Поступай так, как если б ты был уверен, что ты его любишь" (с)
