17 июля 2018 10:31
IP/Host: 79.133.152.--- Дата регистрации: 05.04.2018 Сообщений: 2
защита персональных данных
Здравствуйте! подскажите пожалуйста нужно ли хранить копии паспорта, инн, снилс, свидетельство о браке в личном деле? в ФЗ 152 не очень понятно прописано. Пожалуйста подскажите. Начальник говорит что копии личных документов сотрудников нужно убрать из личного дела, а то штраф до 50 тыс. рублей. как быть? и с какого года такие изменения? Заранее благодарю)
17 июля 2018 13:07
IP/Host: 10.214.28.--- Дата регистрации: 09.02.2015 Сообщений: 19 554
Re: защита персональных данных
Правомерно ли хранение в личных делах работников копий паспорта и других документов (диплом об образовании, военный билет и т.п.), содержащих персональные сведения о работниках?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
- от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.

Обоснование позиции:
Закон не содержит прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов.
Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, если она необходима, в частности, для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обобщая приведенные нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ;
- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки*(1).
Однако подчеркнем, что изложенный вывод отражает лишь наше экспертное мнение. Правовую позицию Верховного Суда РФ и Роскомнадзора*(2) по данному вопросу обнаружить не удалось.
Между тем, как показывает правоприменительная практика, при хранении копий документов, представленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов (в частности, территориальных органов Роскомнадзора) в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. При этом в ряде случаев суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иное, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 по делу N А53-13327/2013, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

30 марта 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) На допустимость хранения копий документов работника в личном деле неоднократно указывалось специалистами Роструда (смотрите, к примеру: Вопрос: Можно ли хранить копии документов работника (паспорт, СНИЛС, диплом, военный билет) в личном деле в отделе кадров? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", декабрь 2017 г.)). Однако следует учитывать, что Роструд не является уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных.
*(2) Роскомнадзор является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства (п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.03.2009 N 228).


А волшебства на свете нет, деточка. Есть только чуткость, доброта и чуткость, и ещё умение видеть насквозь (с).
16 августа 2018 23:00
IP/Host: 178.150.97.--- Дата регистрации: 14.04.2018 Сообщений: 22
Re: защита персональных данных
Если возникают какие-то сомнения, то проще всего найти закон и полностью его прочитать, чтобы знать все мелкие детали и нюансы, которые могут возникнуть. В отношении персональных данных, вам надо тщательно изучить закон https://fz-152.info/ .А дальше уже действуйте по обстоятельствам и согласно букве закона естественно. А для себя лично можно еще и подписаться на какой-то журнал, где будет всегда свежая информация по всем законам, касательных организации трудового процесса.
17 августа 2018 10:52
IP/Host: 94.232.56.--- Дата регистрации: 12.01.2015 Сообщений: 896
Re: защита персональных данных
Добрый день всем. Вопрос в тему. Банки одолели. Звонят: у вас Иванов И.И., работает? Подтвердите пожалуйста и дайте нам его номер телефона или передайте ему наш номер для связи.
Культурно отказываем. Кто сильно настаивает, предлагаем обратиться официально с письмом. Пока писем не получали... Мы правильно поступаем?
20 августа 2018 12:58
IP/Host: 46.242.60.--- Дата регистрации: 08.02.2017 Сообщений: 784
Re: защита персональных данных
По телефону вообще никакую информацию не даем.

предлагаем обратиться официально с письмом
Даже если обратятся с письмом, то согласие работника берем.




Редактировано 1 раз(а). Последний раз 2018-08-20 12:59 пользователем НатНат.
Извините, только зарегистрированные пользователи могут оставлять сообщения на этом форуме

Кликните для того, чтобы войти