старенькое:
Информация УФНС России по Пермскому краю
от 23 июля 2007 г.
"Организация подбирает персонал: как учесть расходы"
Компания расширяет штат, открывает новое подразделение или просто ищет сотрудника на вакантное место... В любом случае, чтобы найти высококвалифицированных специалистов, организации придется потратить время и деньги. Задача бухгалтера - правильно отразить в учете возникающие расходы
Искать нужных работников можно двумя способами: самостоятельно либо через кадровые агентства. Те организации, у которых нет кадровой службы, для поиска сотрудников нередко привлекают специальные кадровые агентства. Дополнительные расходы в таком случае складываются из стоимости услуг этих агентств.
Самостоятельным поиском персонала, как правило, занимаются фирмы, у которых есть кадровая служба. Ее сотрудники дают объявления о вакансиях, приглашают специалистов на собеседование, тестируют их и т.д. В этой ситуации дополнительные расходы возникают только на публикацию объявлений в средствах массовой информации.
На практике работодатели нередко совмещают оба способа поиска нужных специалистов.
Напомним, что при отнесении затрат к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, прежде всего следует руководствоваться статьей 252 Налогового кодекса. В ней сказано, что расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Итак, посмотрим, как учитываются затраты в каждой ситуации.
Расходы на оплату услуг кадрового агентства
Несколько слов о том, как обычно происходит поиск сотрудника через кадровое агентство. Работодатель выбирает понравившееся ему агентство и оставляет заявку на подбор специалиста с указанием требований к нему. Затем с агентством заключается договор на подбор персонала. При этом обычно вносится предоплата. Учет затрат по договору зависит от того, справилось со своей задачей кадровое агентство или нет.
Кстати
"Упрощенцам" лучше искать работников своими силами
Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, не смогут уменьшить налоговую базу на стоимость услуг кадрового агентства. Дело в том, что для них в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ определен регламентированный перечень расходов. Расходы, связанные с подбором работников, в этом перечне не указаны.
Поиск специалиста успешно завершен
Это идеальный вариант. Агентство нашло нужных специалистов, они приняты на работу, услуга оказана, акт подписан. Стоимость услуг агентства можно учесть на основании подпункта 8 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса в составе прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Расходы отражаются на дату подписания акта приемки-передачи оказанных услуг, если применяется метод начисления, или после их оплаты, если выбран кассовый метод.
С бухгалтерским учетом расходов на оплату услуг кадровых агентств также проблем нет. Подобные затраты можно отнести к расходам по обычным видам деятельности и учитывать в составе общехозяйственных расходов.
Обратите внимание
Не дисквалифицирован ли кандидат?
Если организация ищет руководителя, у нее появляется еще один расход. Ведь, заключая трудовой контракт с руководителем, организация должна запросить информацию о наличии дисквалификации юридического лица (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). И в случае, когда кандидат на пост директора - лицо дисквалифицированное, заключать с ним трудовой договор нельзя. Это грозит организации штрафом в размере до 100 000 руб. согласно пункту 2 статьи 14.23 КоАП РФ.
Реестр дисквалифицированных лиц ведет МВД России. Стоимость запроса на предоставление необходимой информации для организации составляет 100 руб. Заметим, что, поскольку эти расходы являются обязательными, их можно учесть в налоговой базе.
Пример 1
ООО "Теремок" (применяет общий режим налогообложения, ведет налоговый учет по методу начисления, собственной кадровой службы нет) ищет специалиста на должность финансового менеджера. Для этого организация заключила договор с кадровым агентством. Договорная цена - 18 000 руб. (Налог на добавленную стоимость в статье не рассматривается. Здесь и далее все суммы приведены без учета НДС. - Примеч. ред.)
ООО "Теремок" 16 июля 2007 года перечислило предоплату в размере 12 000 руб. 25 июля текущего года был найден нужный специалист, которого приняли на работу в ООО "Теремок". В тот же день с кадровым агентством был подписан акт приемки-передачи оказанных услуг. ООО "Теремок" 26 июля 2007 года перечислило оставшуюся сумму (6000 руб.) на счет кадрового агентства.
Данные хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете ООО "Теремок" следующим образом.
В налоговом учете 25 июля 2007 года (после подписания акта) организация учла в составе прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, стоимость услуг агентства (18 000 руб.).
В бухгалтерском учете организация сделала записи:
16 июля 2007 года
Дебет 60-2 Кредит 51
- 12 000 руб. - перечислена предоплата кадровому агентству;
25 июля 2007 года
Дебет 26 Кредит 60-1
- 18 000 руб. - учтены затраты на оплату услуг кадрового агентства;
Дебет 60-1 Кредит 60-2
- 12 000 руб. - зачтена предоплата;
26 июля 2007 года
Дебет 60-1 Кредит 51
- 6000 руб. - перечислен остаток задолженности перед кадровым агентством.
Нужный специалист не найден
Кадровое агентство может не справиться со своей задачей или справиться не полностью. Например, найдет специалистов, но работодатель их на работу не примет. Как учесть расходы в этом случае? Ведь нередко договор с агентством заключается таким образом, что работодателю приходится платить не по факту принятия сотрудника на работу, а за представленные кандидатуры.
В письме Минфина России от 01.06.2006 N 03-03-04/1/497 разъясняется, что, если организация не взяла на работу сотрудника, найденного кадровым агентством, расходы на оплату услуг последнего нельзя учесть в налоговой базе по налогу на прибыль. Эти расходы не будут экономически оправданными.
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, кадровое агентство не смогло найти для ООО "Теремок" требуемого специалиста. В соответствии с договором сумма предоплаты заказчику не возвращается. Причем независимо от результатов поиска. То есть стоимость услуг составляет 12 000 руб. (без НДС). Как изменится налоговый и бухгалтерский учет?
Поскольку финансовый менеджер не был принят на работу, организация не вправе учесть затраты на оплату услуг кадрового агентства в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. То есть сумма 12 000 руб. будет отражена в качестве расхода только в бухучете. В соответствии с ПБУ 18/02 образуются постоянная разница и постоянное налоговое обязательство в размере 2880 руб. (12 000 руб. х 24 %).
Бухгалтерские проводки будут такими:
16 июля 2007 года
Дебет 60-2 Кредит 51
- 12 000 руб. - перечислена предоплата кадровому агентству;
25 июля 2007 года
Дебет 26 Кредит 60-1
- 12 000 руб. - учтены затраты на оплату услуг кадрового агентства;
Дебет 60-1 Кредит 60-2
- 12 000 руб. - зачтена предоплата;
Дебет 99 Кредит 68-4
- 2880 руб. - отражено постоянное налоговое обязательство.
Каким образом надо составить договор, чтобы учесть расходы на услуги кадровых агентств?
Можно посоветовать заключить с кадровым агентством договор, в котором предусмотрена оплата не за оказываемые услуги, а за конкретный результат. Нашли подходящего работника - работодатель полностью расплатился. Не нашли - работодателю возвращается предоплата.
Еще один вариант: можно заключить договор на оказание информационных услуг. Агентство будет предоставлять работодателю только информацию о потенциальных претендентах на имеющиеся вакансии. В данном случае затраты будут экономически обоснованными, ведь они осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. И стоимость услуг по такому договору можно включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, как расходы на информационные услуги в соответствии с подпунктом 14 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом не важно, нашла организация требуемого специалиста или нет.
Найденный работник не прошел испытательный срок
Иногда в договоре регламентируют действия агентства в ситуации, когда найденный работник не справляется со своими обязанностями и его увольняют во время испытательного срока. Напомним, что согласно статье 70 ТК РФ в трудовом договоре может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Испытательный срок для руководителя (заместителя руководителя) организации, филиала, представительства, обособленного подразделения, а также главных бухгалтеров и их заместителей не должен превышать шести месяцев. Для всех остальных работников он не может длиться более трех месяцев.
Нередко в договор включают условие о том, что при увольнении работника, не прошедшего испытательный срок, кадровое агентство возвратит организации часть вознаграждения. Тогда акт об оказании услуг подписывается после прохождения кандидатом испытательного срока или после увольнения кандидата, не прошедшего испытательный срок. В последнем случае затраты на поиск специалиста не могут быть признаны экономически оправданными и соответственно не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли.
Пример 3
ЗАО "Весторг" искало главного бухгалтера через кадровое агентство. В обязанности исполнителя входили поиск и представление кандидатов, соответствующих требованиям, указанным заказчиком. 100-процентная предоплата за услуги была перечислена 9 июля 2007 года в размере 15 000 руб.
11 июля 2007 года поиски завершились успешно. Предложенный агентством кандидат соответствовал требованиям фирмы. Главный бухгалтер был принят на работу с испытательным сроком три месяца. Однако 16 августа 2007 года (во время испытательного срока) его уволили как не справившегося со своими обязанностями. Условиями договора предусмотрено, что в случае непрохождения кандидатом испытательного срока агентство обязуется вернуть часть вознаграждения, а именно 5000 руб., что и было сделано 16 августа 2007 года.
17 августа 2007 года был подписан акт выполненных услуг. Стоимость указанных в акте услуг по поиску и представлению кандидатов составила 10 000 руб.
Бухгалтер ЗАО "Весторг" сделал в учете следующие проводки:
9 июля 2007 года
Дебет 60-2 Кредит 51
- 15 000 руб. - перечислена предоплата кадровому агентству;
16 августа 2007 года
Дебет 51 Кредит 60-2
- 5000 руб. - возвращена часть предоплаты;
17 августа 2007 года
Дебет 26 Кредит 60-1
- 10 000 руб. - учтены затраты на оплату услуг кадрового агентства;
Дебет 60-1 Кредит 60-2
- 10 000 руб. - зачтена предоплата;
Дебет 99 Кредит 68-4
- 2400 руб. (10 000 руб. х 24 %) - отражено постоянное налоговое обязательство.
Учет расходов на самостоятельный поиск специалистов
Итак, фирмы, имеющие свои кадровые службы, размещают объявления о вакансии в СМИ и ждут, когда высококвалифицированные специалисты позвонят или пришлют резюме. Но этим занимаются кадровики. Нам же необходимо разобраться, как учитывать затраты на публикацию объявлений.
Прежде всего нужно ответить на такой вопрос: имеют ли такие объявления рекламный характер? Для этого обратимся к Федеральному закону от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе". Как следует из пункта 1 статьи 3 этого закона, реклама - это информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств. Она адресована неопределенному кругу лиц и направлена на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.
Объявление о наборе персонала направлено не на привлечение внимания к фирме, а имеет скорее информационный характер. Поэтому затраты на публикацию такого объявления не относятся к рекламным. Сказанное подтверждает и Минфин России в письме от 28.02.2003 N 04-02-05/2/10. Однако это не означает, что такие расходы нельзя учесть в целях налогообложения прибыли. Они, как и стоимость услуг кадровых агентств, относятся к расходам по набору работников и учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Основанием служит подпункт 8 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату вышеназванного письма Минфина России N 04-02-05/2/10 следует читать как "от 29.03.2004"
Порядок учета тот же, что и для услуг кадровых агентств. То есть принят на работу специалист - расходы на публикацию объявлений о вакансии можно учесть в налоговой базе, не принят - расходы не признаются для налогообложения.
Пример 4
ООО "Простор" требуется специалист по холодильным установкам. Организация 25 июля 2007 года опубликовала объявление о вакансии в газете "Работа для всех". Стоимость публикации - 1800 руб. Между тем необходимый специалист так и не был найден. С издательством был подписан акт на размещение объявления.
Расходы на публикацию объявления нельзя признать для целей налогообложения, ведь вакансия не закрыта. Стоимость объявления в качестве расхода будет отражена только в бухгалтерском учете.
Следовательно, образуется постоянная разница, на которую по правилам ПБУ 18/02 надо начислить постоянное налоговое обязательство.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60-1
- 1800 руб. - учтены расходы на публикацию объявления;
Дебет 99 Кредит 68-4
- 432 руб. (1800 руб. х 24 %) - отражено постоянное налоговое обязательство.
Удваиваем усилия
На практике бывает, что работник требуется срочно. В таких случаях фирмы одновременно привлекают кадровые агентства и предпринимают шаги по самостоятельному поиску. Это, конечно, более эффективно. Но, как уже говорилось, в налоговой базе можно учесть только затраты на результативный поиск. Сразу два способа поиска одного и того же специалиста априори не могут быть результативными. Поэтому в налоговом учете будет отражен только один вид расходов. К тому же, если организация имеет собственную кадровую службу, в должностные обязанности которой входит поиск работников, расходы на услуги кадрового агентства не будут экономически обоснованными. А значит, их нельзя учесть в целях налогообложения прибыли.
Справка
"Одалживаем" работников
Организация, которой никак не удается найти необходимого сотрудника или даже целый отдел, может воспользоваться услугами аутсорсинга. Речь идет о предоставлении персонала на определенное время. В этом случае работники продолжают числиться в штате предоставляющей организации, но выполняют свои трудовые обязанности уже в другой фирме. Причем организация, получив на время работников, никаких трудовых договоров с ними не заключает, и в расчет средней численности эти работники не попадут.
Расходы на аутсорсинг уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль на основании подпункта 19 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако при этом они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными, как требует пункт 1 статьи 252 Кодекса.
Эксперт журнала
"Российский налоговый курьер",
канд. экон. наук Л.А. Масленникова
23.07.2007
